13.04.2022

Was sind die Vorteile digitaler Schichtplanung gegenüber Excel?

15,6 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland haben eine Arbeitsstelle, die Schichtarbeit vorsieht. Meist wird der Schichtplan vom Vorgesetzten erstellt, es gibt aber auch Betriebe, die ihre Mitarbeiter einbinden. Bisher war Microsoft Excel das Tool der Wahl in den Unternehmen, mittlerweile gewinnt die digitale Schichtplanung immer mehr an Bedeutung. Doch wann sollte man Excel den Rücken kehren? Welche Vorteile bietet die digitale Schichtplanung? Hier ein Überblick.
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Was sind die Vorteile digitaler Schichtplanung gegenüber Excel? Foto: pixabay.com
Was sind die Vorteile digitaler Schichtplanung gegenüber Excel? Foto: pixabay.com

Was spricht für Excel als Schichtplanung?

Flexibel: Excel kennen viele Menschen bereits aus ihrem eigenen Alltag. Es ist unendlich vielseitig und flexibel. Muss ein Arbeitsplan für den Schichtdienst erstellt werden, kann man in Excel sehr viele Details einpflegen. Zudem kann mit Excel nicht nur der Schichtplan erstellt werden, sondern parallel dazu andere Übersichten, wie etwa ein Urlaubsplan.
 
Kostengünstig: In Hinblick auf die Kosten ist Excel eine sehr günstige Lösung. Da in der Regel auch andere Abteilungen Microsoft Excel einsetzen, wird für Unternehmen nur ein Basispreis fällig. Es kommen keine weiteren Kosten hinzu, falls man das Programm auch für die Schichtplanung nutzt.

Vorteile digitaler Schichtplanung

Digitale Schichtplanung erfordert eine separate Softwarelösung. Aber man sollte alle Kostenfaktoren bedenken. Es geht nicht nur um die Anschaffung der Software und mögliche Nutzungsgebühren. Excel etwa ist in dieser Hinsicht kostengünstig, möchte man jedoch komplexere Abläufe vorsehen, geraten die durchschnittlichen Excelnutzer schnell an ihre Grenzen. Nicht selten muss das Unternehmen dann auf externe Dienstleister zurückgreifen, um die Details zu programmieren. 

Geht es um Arbeitspläne als PDF Vorlage, gibt es jedoch auch kostenlose Versionen im Netz. Sie sind eine gute Übergangslösung zwischen dem Excel-Zeitalter und der digitalen Schichtplanung, die ein paar gravierende Vorteile hat:

Zeitsparend

Bei einer digitalen Schichtplanung können bestimmte Faktoren hinterlegt werden. Dabei geht es um gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit und notwendigen Pausen, aber auch um vertragliche Absprachen, wie etwa, dass bestimmte Schichten von einem Mitarbeiter nicht bedient werden müssen. So kann über das drag-and-drop-Verfahren ein Schichtarbeitsplan erstellt werden.

Werden bei der Planung gewisse Faktoren übersehen, wie etwa, dass ein Mitarbeiter sich freigenommen hat oder zu lange am Stück arbeiten müsste, meldet das System ein Problem und der Planer kann eingreifen.

Papierlos

Die erarbeiteten Pläne können allen Mitarbeitern als PDF zur Verfügung gestellt werden. Das macht den klassischen Ausdruck überflüssig und spart Papier. Viele Unternehmen kombinieren die digitale Schichtplanung auch mit der digitalen Zeiterfassung. So können die Mitarbeiter sich über ihr Smartphone oder Tablet von überall einloggen, ihr Zeitkonto überblicken und auf ihre Arbeitspläne zugreifen. 

Transparent

Die digitale Schichtplanung ist für Mitarbeiter und Vorgesetzte ein sehr transparentes Verfahren. Der Vorgesetzte hat jederzeit den Überblick, ob alle Schichten ausreichend und gerecht vergeben sind. Die Mitarbeiter sehen, wie die Schichten organisiert sind und können sich auch selbst einbringen, indem sie sich etwa für bestimmte Schichten bewerben.

Gibt der Vorgesetzte gewisse Zugriffsrechte ab, können die Mitarbeiter, oder eine von ihnen gewählte Person, sogar selbst Veränderungen am Dienstplan vornehmen.

Sicher

Excel-Dateien sind in der Regel auf dem Computer und vielleicht noch auf dem Firmen-Server gespeichert. Der Vorteil bei der digitalen Schichtplanung ist, dass alle Dateien mehrfach gespeichert sind. Bei seriösen Anbietern wird auch darauf geachtet, dass dies auf deutschen Servern geschieht.

Fehler werden vermieden

Wo gehobelt wird, da fallen Späne, will heißen, dort wo Menschen Daten von Papierbögen auf Computer übertragen, passieren Fehler. Für die Mitarbeiter ist das besonders ärgerlich, falls etwa eine Schicht verloren geht und man erst nach der Gehaltsabrechnung auf den Fehler aufmerksam wird. Das verursacht Ärger und sät bei den Mitarbeitern ein gewisses Misstrauen. Digitale Schichtplanungen sind nicht nur jederzeit vom Mitarbeiter einsehbar, sondern gekoppelt mit der digitalen Zeiterfassung hat jeder Angestellte auch den Überblick über sein Zeitkonto. Die Daten werden automatisch übertragen. Fehler werden vermieden.

Fazit

Bekommt ein Mitarbeiter nur einen Ausdruck seines Schichtplans, oder wird dieser vielleicht sogar nur ausgehängt, bekommt das Team schnell den Eindruck, lediglich Ergebnisse präsentiert zu bekommen und gar nicht in das Unternehmen eingebunden zu werden. Digitale Lösungen sind transparent und vermitteln dem Mitarbeiter das Gefühl, selbst immer alles einsehen zu können und im Griff zu haben.

Quelle
j.e.a.


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